Samen met GSG Guido uit Amersfoort hebben wij Roostersync to Office365 aangesloten op Magister. Sinds 25 juli 2017 krijgen alle docenten en een kleine groep scholieren (als proef) hun lesrooster automatisch in de agenda van Office 365. De roostermaker heeft niks aangepast aan zijn manier van werken, omdat alles volledige automatisch gaat.
Het lesrooster wordt via een speciale api uit Magister gehaald en vervolgens gesynchroniseerd met Outlook. Ondanks dat wij dit samen met de school hebben gelanceerd in de zomervakantie waren er binnen een paar dagen al verschillende docenten die via de helpdesk van de school hebben laten weten dat ze blij verrast waren met hun lesrooster in hun agenda op hun telefoon.
Omdat deze oplossing volledig in de cloud draait heeft de beheerder hier verder geen omkijken meer naar. En dit paste ook in de strategie om zelf zo min mogelijk servers te hosten. Het synchroniseren gebeurt continu en roosterwijzigingen zijn over het algemeen binnen 10 minuten bij iedereen verwerkt.
Peter Verhagen, Senior Functioneel beheerder van GSG Guido heeft de implementatie aan de Magister zijde gerealiseerd en eventueel kan je via ons ook contact met hem opnemen.
Review door Peter Verhagen Senior Functioneel Beheerder – GSG Guido
Sinds de zomervakantie hebben wij een koppeling werken tussen Magister en Outlook/Office365. Door deze koppeling zien docenten en leerlingen in hun agenda de roosters en andere afspraken uit Magister staan. Hier zijn we erg blij mee, want we waren al jaren op zoek naar een integratie-tool voor rooster en agenda.
We hebben deze Roostersync-koppeling gerealiseerd in samenwerking met Stephan van Rooij.
Via een webservice wordt in Magister gecontroleerd van welke docenten en leerlingen het rooster is gewijzigd. Vervolgens worden ook via een webservice deze wijzigingen opgehaald uit Magister en weggeschreven in de agenda van de docent of leerling in Office365. Voor alle docenten en leerlingen samen duurt dit proces een paar minuten. Vijf minuten nadat de laatste wijziging is verwerkt start het proces opnieuw. Zo wordt elke wijziging in Magister binnen 10 minuten in de agenda in Office verwerkt.
Doordat je als school zelf de webservices beheert kun je ook zelf bepalen welke informatie wordt meegenomen. Zo hebben wij een filter op locatie (niet alle locaties doen mee), en op functie (alleen voor docenten, andere medewerkers hebben meestal geen agenda-items in Magister staan).
Het huiswerk van de les of de inhoud van de agenda-afspraak wordt bij ons meegenomen, en is herkenbaar aan een sterretje in de titel van de afspraak. Ook nemen wij het lesnummer en het lokaal mee.
In de Office-agenda staat dan bijvoorbeeld: # 6 bi amo t4bi2 *
Hier staat # (‘roostertje’) voor een afspraak die uit het rooster in Magister komt, de 6 voor het lesuur, daarna volgen vak, docent en lesgroep, en de * geeft aan dat er huiswerk in zit. Op de regel eronder staat de 3 van het lokaal.
Door categorieën in te stellen kunnen de lessen ook automatisch een kleurtje krijgen in de agenda.
Onze docenten zijn razend enthousiast. Zij zien in Outlook hun rooster en kunnen op hun telefoon privé- en schoolagenda geïntegreerd zien, en hebben dus een beter overzicht van hun afspraken.
Als school kunnen we nu de Office-agenda gebruiken om vergaderingen en andere afspraken te plannen, omdat de agenda’s van de docenten daarin nu gevuld zijn.
Meer informatie over deze koppeling
